Простыми словами
В деловой переписке у читателя мало времени. Он открывает письмо между встречами и хочет за несколько секунд понять: о чём речь, что от него нужно и к какому сроку. Если суть спрятана в третьем абзаце, письмо отложат «на потом».
Это касается и электронной почты, и рабочих мессенджеров. Даже короткое сообщение в чате выигрывает, если в нём есть конкретный вопрос.
Формула
- 1ТемаПонятная тема письма: «Макет главной – нужно решение до 12.10»
- 2СутьВ первой строке: зачем вы пишете
- 3ДеталиТолько то, что нужно для ответа, лучше списком
- 4Следующий шагЧто сделать, кому и к какому сроку
Примеры
Письмо клиенту
Добрый день. Хотел уточнить пару моментов по проекту, когда будет удобно?
Добрый день. Нужно ваше решение по макету до четверга: вариант А или Б?
Сообщение в рабочем чате
Привет. Есть минутка?
Привет. Подскажи, где лежит договор с «Альфой»? Нужен до обеда.
Частые ошибки
-
Канцелярит
«Доводим до вашего сведения», «в целях осуществления» усложняют текст. Пишите так, как сказали бы вслух вежливому коллеге.
-
Несколько тем в одном письме
На один вопрос ответят, остальные потеряются. Одно письмо – одна тема.
-
Нет срока
«Посмотрите, когда будет время» почти всегда означает «никогда».